Duurzaam inkopen dat de praktijk haalt
Inkoop is waar duurzaamheid concreet wordt. Elke euro die je uitgeeft, kiest een toekomst. Wij helpen je van criteria op papier naar leveranciers die echt meebewegen.
Wat is duurzaam inkopen
Duurzaam inkopen is inkopen waarbij je naast prijs en kwaliteit ook meeweegt wat een product of dienst doet met mens en milieu, van grondstof tot afdanking. Je koopt niet alleen wat je nodig hebt, je kiest ook onder welke voorwaarden het gemaakt is en wat er daarna mee gebeurt.
In Nederland heet dat vaak maatschappelijk verantwoord inkopen, afgekort MVI. Wij gebruiken duurzaam inkopen en duurzame inkoop als praktisch synoniem, want in de praktijk gaat het over dezelfde vraag: waar in je keten zit de impact, en wie beslist daarover. Voor veel organisaties zit de grootste impact niet in de eigen processen maar in wat ze inkopen, en dan wordt inkoop de plek waar duurzaamheid het snelst concreet wordt.
Duurzaam inkopen is de paraplu. Daaronder vallen groen inkopen en sociaal inkopen, en onder groen vallen klimaatneutraal en circulair inkopen weer als eigen takken. Je hoeft ze niet alle vier tegelijk op te pakken. Begin bij de tak waar je organisatie het meest aan hangt, en bouw daarop verder.
Wat duurzaam inkopen echt vraagt
Duurzaam inkopen is meer dan een duurzaamheidsparagraaf in je bestek. Het vraagt dat je weet wat je koopt, bij wie, en wat het verderop in de keten aan impact heeft. De grootste impact van veel organisaties zit niet in de eigen processen, maar in wat ze inkopen. Daar ligt je grootste hefboom, en het is vaak je grootste blinde vlek.
Waarom inkoopcriteria vaak niets veranderen
Je zet duurzaamheidseisen in de aanbesteding, en toch verandert er weinig. De criteria zijn te vaag om op te sturen, of te streng zodat niemand kan leveren. En als de opdracht eenmaal loopt, controleert niemand meer of de belofte wordt waargemaakt. Wij werken aan de laag eronder: heldere criteria, het gesprek met je leveranciers, en communicatie die klopt. Zie ook onze werkwijze.
Criteria houden alleen stand als de cultuur eromheen ze draagt. Over cultuur en duurzaamheid, en hoe je die verankert in dagelijkse keuzes, lees je meer op de pagina over duurzaamheidscultuur.
Inkoopcriteria die wel sturen
Een criterium stuurt pas als je het kunt controleren. Dat klinkt vanzelfsprekend en toch sneuvelt daar het meeste beleid, want de eis staat in het bestek en na gunning kijkt niemand er nog naar om. Vier soorten criteria doen in de praktijk het werk.
1 Geschiktheidseisen
Wat een leverancier minimaal moet aantonen voordat hij mag meedoen. Een CO2-registratie, een gedragscode voor de keten, een aantoonbaar beleid tegen dwangarbeid.
2 Technische specificaties
Wat het product of de dienst zelf moet kunnen. Materiaalgebruik, levensduur, repareerbaarheid, energieverbruik tijdens gebruik.
3 Gunningscriteria
Waarop je punten geeft in plaats van een drempel legt. Hier beloon je de leverancier die verder gaat dan het minimum, en hier zit je grootste ruimte om de markt te bewegen.
4 Contractvoorwaarden
Wat er na gunning gebeurt. Meetmomenten, rapportage, en wat er volgt als de belofte niet wordt waargemaakt.
De volgorde doet meer dan de formulering. Zet je alles in de geschiktheidseisen, dan sluit je de markt af. Zet je alles in de gunning, dan koop je een belofte. De winst zit in de combinatie, met opvolging in het contract.
En dan het punt dat het vaakst wordt overgeslagen. Het sterkste instrument is niet de eis, het is het gewicht. Geef duurzaamheid tien tot dertig procent van de punten in je beoordeling, en leveranciers gaan erop concurreren, want daar zit hun omzet. In Nederland doe je dat via de beste prijs-kwaliteitverhouding. De meeste organisaties blijven ver onder die tien procent hangen, en dan is duurzaamheid een wens die het elke ronde van de prijs verliest.
Een duurzaam inkoopbeleid dat de praktijk haalt
Een duurzaam inkoopbeleid legt vast wat je organisatie standaard meeweegt bij elke inkoop, wie daarover beslist en waar de grens ligt. Vier vragen bepalen of het gaat leven of in de la verdwijnt.
1 Wat valt eronder
Alle inkoop, of vanaf een drempelbedrag. Hoe lager de drempel, hoe meer werk, en hoe eerder je de kleine terugkerende uitgaven meepakt waar samen veel in omgaat.
2 Wie beslist
Inkoop, de budgethouder of de directie. Zonder mandaat blijft duurzaamheid het argument dat het altijd verliest van de prijs.
3 Waar het schuurt met de prijs
Spreek vooraf af hoeveel duurder een duurzame keuze mag zijn en wie dat verschil draagt. Doe je dat niet, dan wordt die afweging elke keer opnieuw gemaakt en elke keer anders.
4 Hoe je het volgt
Een cijfer dat elk kwartaal op tafel komt zegt meer dan een jaarrapportage die niemand leest.
In sectoren waar inkoop het grootste deel van de kosten is, horeca en zorg voorop, is dit beleid geen bijzaak. Daar is het je duurzaamheidsstrategie in uitvoering.
Beleid dat werkt bouwt op wat je al hebt. Je bestek, je beoordelingsmodel en je contractvoorwaarden bestaan al, en in alle drie past een duurzaamheidsvraag zonder dat je het systeem vervangt. Begin klein en begin ergens. Compleet zijn is een latere zorg.
Inkopen valt onder het thema Toewijzen
Ons Embedding Framework is een wiel van dertien thema's en achtenvijftig praktijken die samen bepalen hoe diep duurzaamheid in een organisatie is verankerd. Duurzaam inkopen valt onder het thema Toewijzen: hoe je middelen, budget en verantwoordelijkheid verdeelt, en of je waarden ook in je keten landen. Precies daar wordt inkoop een hefboom of een gemiste kans.
Wil je zien waar jouw organisatie op Toewijzen staat, en op de twaalf andere thema's, doe dan de Embedding Scan. Veertig minuten, dertien thema's, een gestructureerde lezing van je cultuur.
Checklist duurzaam inkopen
Acht vragen die je voor elke aanbesteding langsloopt. Ze kosten een half uur en voorkomen het meeste werk achteraf.
1 Weet je waar in deze inkoop de grootste impact zit, in de keten of in het gebruik?
2 Heb je met de markt gesproken voordat je het bestek schreef?
3 Staat er een eis in die geen enkele leverancier vandaag kan halen?
4 Kun je elk criterium controleren met iets wat de leverancier al bijhoudt?
5 Hoeveel procent van de punten gaat naar duurzaamheid, en is dat genoeg om iets te veranderen?
6 Staat in het contract wanneer je meet en wie dat doet?
7 Weet de contractmanager wat de duurzaamheidsafspraak inhoudt?
8 Is er een moment afgesproken waarop je samen met de leverancier bijstuurt?
Loopt het vast op vraag vijf of vraag zeven, dan is dat geen detail. Daar verdwijnt in de praktijk de meeste ambitie.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen duurzaam inkopen en MVI?
Hoe maak ik inkoopcriteria die echt sturen?
Bieden jullie een cursus aan?
Wat is het verschil tussen duurzaam inkopen en circulair inkopen?
Welke keurmerken en labels kan ik gebruiken?
Klaar om je inkoop te laten meebewegen
Laat je gegevens achter, dan nemen we binnen 24 uur contact op. Geen pitch. Een helder gesprek over waar je inkoop staat en waar de grootste winst zit.